[GTD]如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇 Diddlebug

twhsi

如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇

上帝在造人時，給了人類很強的CPU，但是給的RAM卻不夠大。若我們常常把大腦當作鬧鐘使用（例如提醒自己明天早上九點要打電話給客戶，早上起來要記得晾衣服等），一旦要記憶的東西太多，就會佔據原本大腦最強的功能—創意思考能力。GTD的目的，就是希望把事情紀錄在腦袋以外的工具，釋放出大腦的思考空間。上一篇我們討論了如何成為時間管理的黑帶高手的理論面，這一篇討論的是我自己目前使用的工具—Diddlebug。

Diddlebug可以達到以下時間管理三個功能

*鬧鐘：可以設定上百個手寫鬧鐘

*收件匣：數位化收件匣，環保，快速，免費

*ASAP下一步行動清單放置處（也就是上圖的TO DO）：把所有雜事及任務的下一步清單放在一起，並用時間，場合，任務的方式組織起來。

從2003年到現在我使用Diddlebug已經快四年了，但是對這個軟體的喜好與日俱增，也是我始終沒有改變過的GTD工具。相信PIL上面的朋友喜歡這個軟體的也不在少數，最早是2003年2月gasoline在[分享] GTD by Palm 心得中提到

………..在天馬行空的散亂思考期, 可以用Diddlebug將想到的塗鴉下來, 再利用抄送功能傳到想歸納的程式。目前我將Diddlebug當作最初未處理事件的"收件夾".將未組織的內容先丟在diddle bug，稍後用‘抄送’歸檔 ……

我先拋磚，等待美玉的出現，這是一篇很長的文章，我們這就開始吧…………..

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

我的Diddlebug初始設定（可先跳過，看完全文再回來設定）

A. 無聲鬧鐘

預設無聲狀況（在”鬧響設定”設為無聲，但個別note可以設個別鬧響），讓DIBBLEBUG變成一個隨時提醒自己注意事項的沉默系統

B. 場合分類

我在Diddlebug中的場合（Context）分類如下，但是大家可以按照自己的方式來設定。開頭符號的意思如下：

a. ＃思考：如思考下一步行動，閱讀，文書處理，可能用到筆紙的行動

b. *溝通：當面溝通，打電話，或簡訊溝通

c. ＠電腦：需要使用電腦

d. @下一步NA：不屬於其他類別的放這裡

e. MLO/SOME/行事曆：抄送到MLO，行事曆等其他子系統

f. 習慣建立：為了養成自己某些習慣用的，如上班不遲到，每週例行事項等

C. 標籤，

我有一個特殊的場合叫做標籤（見上圖），目的是在”圖頁清單”檢視所有note時，知道每一個時段及星期幾的開始及結束位置。有每週週幾表示，大X，時區三種，這些標籤都設成重複事項。

a. 每週週幾表示：一個圓球是週一（時間設在每天凌晨），兩個圓球是週二

b. 大X：表示每天的結束及區隔有設時間及沒設時間的note

c. 一日中的時區：分隔上下午或回家等不同時段(下圖有黑方框者)

（說明：我所用的所有標籤，第一個x代表今天最後一件事，我設定在當天的11：59pm第二個X代表之後的事情沒有設定時間，我的設定時間是10年後，所以”以響鬧時間排序”時，沒有設定時間會集中在X的後面）

這樣子我們”以響鬧時間排序”時，就可以把每個行動在哪個時區弄得很清楚。

（說明：上圖的X代表今天最後一件事）

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

1. 收件匣

DIDDLE非常合適作為收件匣，雜事有兩種，第一種只放入Diddlebug中，但是還沒設時間及沒有場所分類的NOTE。另一種是TO BE所產生的下一步行動，因為沒設時間及沒有場所分類，所以也是雜事一件。

Diddlebug作收件匣的優點

• 記憶的NOTE量接近無限，我的一張NOTE就是一個下一步行動。
• 我使用的TREO 650也是我的手機，所以隨身攜帶，這也是我唯一的隨身收件匣，所以我所有的雜事都固定集中在此，所以一隻手機，一個軟體搞定所有事情。
• 我覺得中文以手寫輸入較為合適，以塗鴉方式寫入，不需辨認時間，不需字跡清楚，可以畫出特別符號，按了就寫，寫完就存，隨時收藏雜事。資料儲存為數位形式，又很環保。（只有開車時不方便）
• 免費軟體，功能齊全，可以設置重複鬧鐘，也可以使用硬體鍵盤功能鍵，增快操控速度。Diddlebug在操作中相當穩定，且有繁體中文介面。軟體本身小而美，比BUGME等商業軟體要快很多。
• Diddlebug有sort功能，有分類可以照場合來檢視，有”以響鬧時間排序”，也可”Sort by name”，可用來針對不同場合的下一步行動清單做好檢視的工作。

2. 加工及分派

加工及分派分為兩個動作，一個是清空收件匣，一個是加工處理雜事，一旦開始清空收件匣，最好就要清完再做其他的事情，所以要預留足夠時間來作這個動作。

加工及分派的作法

a. 首先，進入Diddlebug”未分類”的場合，將其中所有的雜事加工成行動，其次，標上場合分類，每一張NOTE都要，讓”未分類”的場合裡面是空的。

b. 按下”以響鬧時間排序”，找出”圖頁清單”中大X之後的事件（指還沒有設定時間的事項），每一張NOTE都設上鬧響時間（事實上只會跳出來不會響，因為我們整個程式預設為無聲），設定時間時，別忘了要有留下充分的時間可以預先準備，在事情要發生之前就要提醒自己。

c. 重要事項，可以用反白表示。（按快捷鍵w）

d. 如果是兩分鐘以下的下一步行動，就馬上處理。

e.清空收件匣要用批次處理的概念，不要太過頻繁清空，一天清空兩三次即可。

緊急而重要的事情當然立刻分配時間及場合的標籤。我放在Diddlebug的下一步行動約有80-100件，由雜事加工的下一步行動及任務的下一步行動組成，是整合所有下一步行動的資料庫。

有時行動需要”再加工”的動作，例如我們執行任務的下一步行動後，通常任務不是就結束了，而是要把原有的行動”再加工”成另外一個行動。或有時，時間過了一陣子，原有擬想的行動變得不合時宜或無法行動，此時也要作”再加工”的動作。（可以按左下角”清除畫面”圖示，迅速”再加工”note）

3. ”TO DO”及”資料”

我們使用Diddlebug做為GTD的主要系統，但是還要有數個子系統支援，定時將不可行動的的資料分派到不同的資料庫，這樣Diddlebug內的note的數量才不會過多，造成檢視時時間的浪費。

目前我常用的子系統資料庫如下：

A. 行事曆：我放到網路上得GOOGLE日曆，一週檢視數次。

B. SOMEDAY/MAYBE，購物清單，寄出借入物品：我用Diddlebug的抄送功能傳到PALM內建的資料庫。

C. 鬧鐘：我手寫到BUGME提醒自己，避免Diddlebug的下一步行動NOTE量過多，浪費檢視時間

D. TO BE及任務：我利用PC上的一個軟體MYLIFEORGANIZED來整理，這是我的GTD的主要系統--讓人生更充實的系統，每週定期檢視。

E. Gmail：我的EMAIL不多，但是只要有信來，處理完我就將之ARCHIVE，讓整個EMAIL只剩下幾件未處理的事情，通常都會淨空（沒有任何待處理信件）。

其他存放在Diddlebug的下一步行動，我稱之為ASAP下一步行動，只包含由雜事加工的下一步行動及任務的下一步行動。

4. 排程

在我上一篇文章，我提到我是利用紙筆工具來作排程的動作，排程可由三個角度來作，時間，場合及任務，各有不同的目的及重要。目前我的作法如下：

A. 依照時間檢視

檢視一天要做的所有下一步行動，把要做的事情抄錄在紙面待辦事項或行事曆，若發現當天不能執行或事情太多了，時間不夠，就把Diddlebug中的NOTE另外設定一個合適時間。在紙面待辦事項或行事曆上，確實要執行的事項，我會特別打圈圈先作，若有空再做其他沒打圈圈的事項。我會從自己最抗拒，最不想做的事情先作（例如打這篇文章），這樣子的效率會好的驚人：>

B. 依照場合檢視

有時事情比預計的狀況順利，就會把紙面待辦事項或行事曆全部完成了，此時我會依照場合檢視，找一些可以做的事情來執行以免浪費時間。有網友說依照場合組織的下一步清單就像是水平的並聯行動，可以有效率的處理大量事情。尤其是突然有一段自由時間（如約會時對方遲到，老婆大人要洗頭，叫我在車上等），正可以依照場合檢視來做事情。

C. 依照任務來檢視

Diddlebug有”Sort by name”功能，所以我把任務的下一步行動都在NOTE加上任務名稱，這樣就可以依照任務來排序。這樣我們我們知道單一任務有多少個下一步行動，可以單純檢視一個任務下的所有行動，”再加工”下一步行動時也很方便。瀏覽依照任務組織的下一步行動就像是垂直的串連行動，可以讓我們找出讓這個任務有所進展的關鍵下一步行動。

5. 執行

GTD的書中提到工作有三種類類型：事前規劃好的下一步行動，尚未釐清下一步行動的雜事及處理臨時狀況。

之前的文章我們討論過如何執行”事前規劃好的下一步行動”，但是我們仍要注意”尚未釐清下一步行動的雜事”。這些事情包括了清空收件匣，製作每日工作清單，思考任務的下一步行動，每週檢視，清空EMAIL，整理實體收件匣，整理會議記錄等。這些事都要花足夠的時間處理，納進我們的系統中，才不會發生太多的臨時狀況。

6. 檢討

目前我做的檢討工作除了之前提到的每週檢視，每天我也會寫晨間日記。這部份限於篇幅，不再多加解釋。

7. TO BE

每週檢視to be事項，才能讓我們不是被身旁的瑣事帶著跑，而是負起我們應負的責任，又能實踐我們的夢想。TO BE的下一步行動要放到Diddlebug的收件匣，之前的系統圖思考不夠周詳，這次的版本已經改正。

結語

前幾天讀到遠見雜誌專訪姚仁祿先生的文章，裡面有一段文字我很喜歡

「我一直期待一種境界：行動快速，心境緩慢，」

姚仁祿在他的部落格中，倡導生活就該像麥可．喬丹打籃球一樣，看起來是非常快速的切入上籃，但是他的「快」卻是用無數個「慢」組合起來。

我覺得「慢」就是確實執行的下一步行動，就是做人做事的基本動作，我們要提昇生產力，要變得更有效率，重要的不是求「快」，而是要把每一個下一步行動考量好，執行好，想要執行下一步行動到出神入化，需要一輩子的練習，祝福大家早日成為時間管理的黑帶高手。

感謝

其實要感謝的有許多，有看GTD文章的人，有EMAIL和我討論GTD的人，還有一些是很認真研究GTD還寫文章的人們，我這次的文章得力於以下的文章許多。

1. む原创め我的关于GTD应用的Outline(欢迎大家拍砖 BY jluo

他有一個動態事件系統的概念，讓我以下一步行動為主體的方式來作GTD場合分類有很大的影響

2. 我的GTD思想 BY ivox

這篇文章提到GTD的目的在於忘記，而非記憶，這點讓我受益良多。

3. 個人工作與生活的"解析度" BY gasoline

這個解析度的概念讓我發現一個藉由系統，認清自己所有下一步行動的重要性。其實還有一篇小任務的文章讓我覺得受益很多（一個任務只有一個進行中行動的概念），但是找不到連結了，gasoline可以說明一下嗎？

4. MONKEYGTD （中文介紹）

讓我發現下一步行動以任務來檢視的重要性。

6. RAINBOW所提得"柯維博士所談的第四代時間管理，是兼顧人與事，是TO BE TO DO，而一般的時間管理，則以"TO DO LIST"為主"概念。

這句話讓我把柯維博士的時間管理想法和GTD整合在一起，任務其實是我們達到TO BE的手段，和TO BE無法連上關聯的任務都是不重要的任務。

7. GTD思想和中国禅宗 BY 大飞侠

提供了依照場合組織的下一步清單就像是水平的並聯行動，可以有效率的處理大量事情及瀏覽依照任務組織的下一步行動就像是垂直的串連行動，可以讓我們找出讓這個任務有所進展的關鍵下一步行動，這個想法。

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-10-29 07:42 編輯 ]

twhsi

終於寫完了，這是我寫的最久的一篇文章了
大家看看吧

別忘記文章裡面有很多的連結，這些都是影響我很深的文章，
每一篇我都印出來讀了許多次
有空去看看
相信您會比我有更深刻的收穫
這些好文章及討論包含了許多人使用GTD的經驗及反思

文中姚仁祿先生的部落格（值得一讀，請按下面連結前往）
http://web.mac.com/ericyao

相信在大家的討論及分享中
我們研討方法及工具
逐步改進我們自律的習慣及修正要追求的夢想

傾聽我們內心的聲音，進而協助他人找到他們內心的聲音

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-10-29 07:50 編輯 ]

dabin

這篇真的是好到可以打五顆星的文章，對我很有幫助。
一直都想學習時間管理來增進自己的工作與學習效率。
謝謝！

p.s.不過，看了三四遍，對著自己的650按來寫去，還是不太能用的很順手。
關於應用到Diddlebug上面有些不太了解，是否可以實例說明呢？

twhsi

>>關於應用到Diddlebug上面有些不太了解，是否可以實例說明呢？
這個方法是我用了好幾個月的心得累積
也是我第一次分享，所以不大容易就上手
也有點複雜，或許您可以把您的困難點說明清楚一些
是不會設定場合或者是如何管理專案

不然這個問題的範圍太大了，無法回答

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-10-29 21:21 編輯 ]

jasonx

我想應該也蠻多人用RepliGo
所以將文章也轉成RepliGo格式,若有不妥再告知移除(請自行將副檔名 RAR->RGO)

[ 本文最後由 jasonx 於 2006-10-30 09:57 編輯 ]

twhsi

jasonx 謝謝您，
分享就是好事

拿波里昂

奇怪！我下載後無法打開
用WINRAR 3.6也不行

漏看後面那句∼ ∼

謝啦∼hawk911 兄

原文由 jasonx 於 2006-10-30 00:16 發表
我想應該也蠻多人用RepliGo
所以將文章也轉成RepliGo格式,若有不妥再告知移除(請自行將附檔名 RAR->RGO)

[ 本文最後由 拿波里昂 於 2006-10-30 10:02 編輯 ]

hawk911

jasonx 應該是說直接將副檔名由 RAR  改為 RGO, 您試看看.

原文由 拿波里昂 於 2006-10-30 08:54 發表
奇怪！我下載後無法打開
用WINRAR 3.6也不行

twhsi

to dabin
這裡有一篇diddlebug的介紹
http://bbs.tompda.com/viewthread ... &extra=page%3D1

to hawk911，拿波里昂
有空也歡迎多分享心得喔

didream

這樣子的方式真的是很不錯喲！
現在我也開始試著用這樣子的方式來管理啦！
實在是太實用了！讓我對時間管理的方法有了新的思維！

kyhung

喔喔~~這種觀念我沒有聽過呢
不過好像是能夠提升工作效率很頭腦思考能力的想法喔
現在不是很有時間慢慢摸索,不過很謝謝前輩的分享喔

twhsi

TO didream kyhung
歡迎加入gtder的行列，這是一個很有意思的palm和生活結合的方式

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-11-1 08:51 編輯 ]

twhsi

前大愛電視台的總監姚仁祿（慈濟功德會辦的電視台）也來看了這篇文章
也給了一些他的意見
--------------------------------
Twhsi，您分享的時間管哩，很用心....
我對時間管哩，也有五個愚見分享：
（１）對準目標
（２）隨順因緣
（３）膽大心細
（４）加快腳步
（５）放鬆心情
--------------------------------

他的部落格也相當值得一讀，真誠的推薦大家前往一觀
http://web.mac.com/ericyao/

有些朋友提到用心智圖來分析，整理任務，關於心智圖，台灣的資訊不少，我自己是上過台灣我覺得最強的孫易新老師的課，七八年前上的，真的一流。可以去他的網站看一下。
另外有一位日本的心智圖機構負責人也寫了一本書，前幾天剛好看到，我覺得還不錯，提供連結一下。

孫易新老師
http://www.mindmapping.com.tw/
日本的心智圖機構負責人
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010339481


有關於monkeygtd，這裡有一些中文介紹，有興趣的朋友可以一看
http://www.lifebang.com/archives/161

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-11-2 08:25 編輯 ]

twhsi

我的blog內時間管理健身房又新增一篇文章
34/100　時間管理健身房　我的Window桌面整理術
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/8799903#3596591

這是appleseed的站長看了我的gtder.org後
運用gtd的一些思考想出在mac上的桌面整理術
我自己運用在window的桌面上也很有效喔
大家看看吧

twhsi

這是我在TOMPDA的討論
也轉貼過來請大家指教

TO geillizer

謝謝了
其實我覺得同步與否真的不重要
因為PALM系列的同步還是難免有問題

重要的有兩點
第一個
是所有的下一步行動是否集中在同一個地點可以供檢視之用
並可以照時間及場合組織以便同步水平處理

第二點
所有的任務是否都經過思考而有合適的下一步行動
是否建立一個完整的系統將所有的任務放入且因果邏輯完整
以供自己垂直管理每一個任務下一個行動時
能夠想出有創意的解法且沒有遺漏的項目

做好這兩點就是GTD的黑帶高手
所用的工具並不一定要和別人一樣

twhsi

謝謝大家
得到很多人的回饋，鼓勵，真的覺得很高興
這幾天也開始蒐集材料準備時間管理的黑帶高手第三篇 tobe的部份
主要是探討GTD系統的垂直連結，也就是任務清單的部份

也因為如此，看了以前許多朋友的討論串
也對Diddlebug實戰篇有些反思，整理了五個重點

1. 建立ASAP下一步行動清單的目的，是為了告訴我們在某時某地的狀況下，有哪些事情是可以立刻執行的
2. 時間管理的黑帶高手，運用清單，可以在不同的狀況下，迅速切換下一步行動
3. 一個行動若時間到了，但沒有執行，並沒有很大的影響，我們可以看成這是回到收件匣的一張NOTE，需要重新加工處理。
4. GTD必須建立一個可以信任的系統，不要讓下一步行動和你玩躲貓貓，寧可行動出現但是沒有執行，但是不可以讓行動不出現
5. 小技巧：可以設定一張如＠電話的NOTE在特定時間，一次打完所有要打的電話

我們繼續討論吧..............

twhsi

我的部落格新增一篇文章
36/100 時間管理健身房 我的EMAIL整理術

http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/8908725

twhsi

to all
已經發表新文章
http://forum.palmislife.com/thread-71033-1-1.html

這篇文章在對岸有57篇討論，也歡迎看看
http://www.hi-pda.com/forum/view ... page%3D1&page=1

vincentbct

請問一下...看到標籤那一段,有點看不懂,那些圖形是怎麼出來的,麻煩前輩們教一下?

twhsi

那是用diddlebug的"圖形工具"畫出來的
只要在實體鍵盤上打"O",
或在虛擬手寫區寫出"O",
就會出現

或在左上角diddlebug反白字樣用觸控筆按一下
就可以出現許多圖形工具可選擇（如直線，圓角矩形，橢圓等）

這樣搭配全黑或全白的顏色就可以畫出方框，直線x，很多圓點等符號

您也可以把筆觸改成"粗"
就可以很容易填滿您要塗滿的地方

有問題的話再提出吧

vincentbct

感謝樓主的回復!!

再請問一下,是否有diddlebut之使用手冊,在網路上實在遍尋不著,
有一些功能實在不知該怎麼使用?

現在是標題列隱藏起來,不知該如何打開?

在此先謝謝大家的幫忙!!

tales

原文由 vincentbct 於 2006-11-23 16:02 發表
再請問一下,是否有diddlebut之使用手冊,在網路上實在遍尋不著,

DiddleBug 的官方網站上一直都有

現在是標題列隱藏起來,不知該如何打開?

輸入 t 即可，或者叫出 menu 也有選項可以給你選。

vincentbct

謝謝您的回答,
上次點到manual時看到的是

(Under construction. Please be patient...).所以就點到別的地方了,沒看清楚,我會再研究一下,

等研究完再來參研您的使用經驗.

tales

原文由 vincentbct 於 2006-11-24 00:34 發表
謝謝您的回答,
上次點到manual時看到的是
(Under construction. Please be patient...).所以就點到別的地方了,沒看清楚,我會再研究一下,

那一句話也是一直都在

twhsi

貼一下原文解說
To turn title bar on/off:

Tap abc dot in the Graffiti area.



不過說真的，我也沒看完過MANUAL耶

我的DIDDLEBUG幾乎完全是實戰中學會的
（為了寫文章就會特別認真去研究）
結果越用越發現這個軟體真好（居然還免費 ）

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-11-26 06:12 編輯 ]

twhsi

各位好朋友，我的時間管理新文章發表了
請到下面連結看看

37/100 時間管理健身房 雙槍
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/9263224

twhsi

又寫了一篇新文章，請指教

38/100 時間管理健身房 三色筆
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/9353002

hilinda

很詳細，辛苦了













...............................................................................................................................................
搬運公司和搬屋公司提供很好的搬運服務和搬屋服務方便搬屋，并且还有迷你倉和鋼琴搬運。